Conținutul unui mesaj
Conținutul trebuie să aibă o structura clară și să fie cât mai scurt și clar posibil. Excesul de detalii este dăunător.
Organizează mesajul astfel:
- Formula de început: alege o formulă adecvată destinatarului și contextului. Folosește o abordare personalizată; va avea un impact mai mare.
Când te adresezi cuiva cu „Bună ziua”, „Bună dimineața” sau o alta formula similara, tine cont de a pune virgula unde trebuie. In cadrul acestui tip de formulare se va folosi doar numele familie însoțit de pronumele de politețe aferent.
Exemplu: „Buna ziua, domnule Popescu,”
De evitat: „Buna ziua, doamna Maria,”
Formula de adresare „Bună” sau “Salut” o poți folosi doar într-un mediu colegial sau amical și doar de către sexul feminin. Bărbații o pot folosi doar în mesajele trimise către sexul frumos, nu și bărbaților, altfel sună cel puțin dubios. In acest caz nu uita de virgulă („Bună, Andreea”), lipsa ei („Bună Andreea”) nu ar transmite decât că vrei să spui că Andreea este bună.
- Ideea principală: înainte de a întra in detalii, prezintă ideea principală a mesajului pentru ca destinatarul să știe la ce să se aștepte de la mesajul tău.
- Paragrafe: Folosește cate un paragraf pentru fiecare idee din mesaj. Astfel, structura va fi mai clara.
- Beneficii: In cazul in care soliciți ceva din partea destinatarului, nu ezita să prezinți și beneficiile, foarte pe scurt, pe care le-ar avea în urma indeplinirii sarcinilor.
- Indemn la acțiune: Nu uita să precizezi clar care este următorul pas și că aștepți răspuns.
- Încheierea: In încheiere, folosește o formulă adecvată și adaugă semnătura, care trebuie să conțină numele, eventual compania, date de contact.
- Folosește diacriticele.
Pe scurt, aceasta este sinteza structurii unui mesaj.
